¿A mi empresa le hace falta?

por Lean Magazine

LA ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS COMO PROCESOS DE MEJORA.

Todas las empresas ven la necesidad de tener la totalidad de los procesos de la compañía actualizados y redactados por escrito e incluso en alguno de los casos, hasta una copia encuadernada “en bonito”. Sin embargo, a parte de una buena práctica, que lo es ¿No crees que se le da más importancia al continente que al contenido?

Si preguntamos a los responsables de estas empresas sobre estos procedimientos, una de las respuestas más habitual suele ser; (exceptuando departamentos técnicos con una regulación muy marcada que se auditan),

“Si claro que los tenemos, los hicimos para la ISO 9000, vaya trabajo que nos llevó escribir cómo hacemos las cosas, pero no los utilizamos para nada, en el día a día no trabajamos así”.

Ahí radica el concepto de “es más importante el continente que el contenido”.  Por nuestra experiencia, después de haber analizado miles de procesos administrativos,  las empresas suelen escribir lo que hacen, sin plantearse si lo que hacen es lo más óptimo. Por lo tanto, estamos cayendo en el error de escribir durante bastantes horas, unos procedimientos que no son los que necesita nuestra compañía para mirar hacia el futuro, y lo más importante, no son unos procedimientos donde los trabajadores se sientas respaldados, fuertes, seguros. Y eso en definitiva no genera confianza ni aporta valor, es totalmente contraproducente.

El motivo de este desapego generado viene por una doble vía.

– El primer motivo es el enfoque, estamos escribiendo un proceso sin analizarlo primero, sin ver si me va (nos va) a servir mañana. Se hace de esta manera porque es más rápido y lo podemos hacer en ratos libres.

– El segundo motivo que va totalmente ligado al anterior es que, no sabemos cómo analizar el proceso, ni quien tiene que hacerlo.

¿Sería interesante reflexionar sobre la estandarización de procesos antes de ponernos a redactarlos?

Con ello gestionaríamos lo que en LeanSis llamamos “despilfarros” o ineficiencias. Y en las oficinas o servicios de administración hay dos tipos de ineficiencias.

Descubre cuáles son haciendo clic en este enlace.