¡El Lean llega a la oficina… para quedarse!

por Lean Magazine

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Hace unos días nos comentaba una persona de Recursos Humanos de una conocida industria petrolera que “para validar un documento tenía que pasar por 5 filtros; cuando llega la conformidad a la persona que lo emitió, ha podido transcurrir más de una semana…”. Puro desperdicio. Una forma equivocada de trabajar que lleva a un descontrol generalizado en la gestión de un departamento y que salpica a la gestión general como un efecto dominó.

¿Es posible cambiar, mejorar y mantener los procesos correctos en tareas administrativas? ¿Se puede aplicar el Sistema Lean en oficinas? Sí, se puede y se debe implantar. El Lean es a veces reconocido como una herramienta casi exclusiva de procesos productivos a pie de fábrica. En este artículo hablaremos del sistema Lean en oficinas que tiene desde hace mucho tiempo gran aceptación y éxito donde LeanSis lo ha implantado.

El reto del Lean Office es conseguir establecer y mejorar los flujos de valor dentro de los procesos administrativos, financieros, calidad, reporting,… para optimizar la organización y conseguir una gestión diaria basada en indicadores que nos permita ser más eficientes y más eficaces.

¿Por dónde empezamos para implantarlo? ¿Por dónde empezaríamos si se tratase de un ambiente productivo?

1. Como siempre habrá que partir por la implicación y el empuje de la Dirección. Si la Dirección no da un paso al frente esforzándose por el Lean Office, sus empleados nunca lo tomarán como propio y la implantación habrá fracasado rotundamente.

2. Habrá que formar a toda la organización en el Lean Office y presentarles las ventajas que supone frente a una organización que no siga su ejemplo. Es fundamental desde el inicio aprender a observar y distinguir los tipos de desperdicios operativos y organizativos presentes en ambientes administrativos.

3. Se definirán las figuras clave y roles que fundamentalmente necesita el sistema: una Dirección que fije y despliegue los objetivos a cumplir y establezca una planificación de procesos a mejorar, un Comité de Seguimiento de Cambios que monitorice los avances de las mejoras y Grupos de Mejora con sus respectivos Sponsors que diseñen, definan e implementen las mejoras de los procesos.

4. Se representará la Gestión Visual en el tablero de comunicación del área, con sus indicadores, objetivos, ideas de mejora etc. demostrando la transparencia en la gestión y como herramienta para mejorar los resultados de los departamentos involucrados.

5. Habrá que diseñar y definir un sistema de reuniones que permita transmitir el enfoque necesario mejorando cada día los indicadores. Las reuniones se convierten en reuniones de trabajo muy efectivas dando un enfoque claro y preciso a los trabajos del día a día, pero sobre todo, delante del tablero de comunicación a la vista de todos. Aquellas reuniones en las que no existe ningún orden, los temas van saltando de aquí para allá, sin acuerdos y sin las ideas claras etc., deberán tener los días contados.

6. Para la mejora de los procesos, la técnica del VSM (Value Stream Mapping-Análisis de la Cadena de valor) es fundamental: Esta herramienta potencia las tareas que aportan valor dentro de los procesos y se redefinen o suprimen aquellas que no aportan. De esta forma se elimina todo el desperdicio presente en los procesos. Gracias a las dinámicas que ofrece el VSM, las distintas áreas trabajan de forma enlazada encontrando la solución más conveniente que mejore el proceso. De igual modo, los lazos entre las áreas se potencian y se liman las asperezas que puedan existir, mejorando el ambiente laboral.

7. Las auditorías del sistema serán una pieza clave para su sostenibilidad y mejora. Las auditorías rutinarias son beneficiosas para mantener la motivación y la tensión por la mejora. El responsable de cada área se convierte en el máximo responsable de mantener la integridad y funcionalidad del sistema, pilotando las auditorías de sus departamentos.

En definitiva, la implantación del Lean Office supone un gran cambio para todos los niveles de la empresa. Las áreas mejoran en la profesionalización de la gestión, siendo capaces de detectar el “desperdicio” presente en sus procesos y de minimizar o eliminarlo a través de metodologías adecuadas. Los conceptos del recurso del tiempo y la objetividad cobran cada vez más valor y las reuniones son estructuradas y focalizadas a objetivos claros y bien definidos.

El Lean Office se convierte en una ventaja competitiva que diferencia a una empresa del resto sea cual sea el sector y a lo que se dedique.

¿Crees que deberías hacer un hueco al Lean Office en tu empresa?