¿Es fácil implantar un sistema de ideas de mejora (IDM)?

por Lean Magazine

Si eres conocedor de la metodología Lean, sabrás de la altísima importancia de esta herramienta. No deja de sorprender los resultados que ofrece tanto en mejora de procesos como en implicación del personal. Podemos ver como esta herramienta nos ayuda al cumplimiento de los diferentes puntos del Espíritu Kaizen, como por ejemplo en el Nº 8:

“Tener en cuenta las ideas de 10 personas en lugar de esperar la idea genial de una sola”.

Si bien es de las herramientas más extendidas, también puedo asegurar que es la herramienta con más fracasos en su implementación. Cuántas veces hemos escuchado “al principio funcionó muy bien, pero a los pocos meses se dejó de utilizar”.

¿A qué se debe este fracaso?

Comenzaré diciendo que un sistema de IDM no es un buzón/tablero /web donde pedimos que se depositen las mejoras, se trata de algo mucho más complejo que hay que trabajar en profundidad. Debemos articular un sistema que las atienda en calidad y plazo, de modo que asegure su sostenibilidad, para ello antes de su lanzamiento, es necesario haber implantado un diseño organizativo, con su Organización Humana Productiva estructurada en GAPs, sistema de comunicación, indicadores etc, el cual nos permitirá cumplir las siguientes condiciones para el buen funcionamiento y sostenibilidad del sistema:

– El modo de gestionar las IDM, por supuesto, esta estandarizado.

– Todo empleado tiene y conoce los medios para poder expresar cualquier IDM, así como su participación en el circuito de gestión.

– Este medio se encuentra accesible en su entorno de trabajo y se muestra con transparencia.

– Rápida respuesta. Compromiso de dar una respuesta en el plazo máximo de una semana.

– La respuesta llega de vuelta al emisor, el cual se encargará de validarla.

– Seguimiento del estado de sistema. Despliegue de indicadores que muestren el estado del sistema.

– Etc…

Por tanto, si queremos un sistema que sobreviva a los pocos meses de su lanzamiento, deberemos asegurar todos estos aspectos, de lo contrario quedará en una mera emisión de ideas puntual.

¿Cómo hacer para que este sistema funcione?

Son tres las palabras que deberán llevarnos al éxito en su implantación: Método, Método y Método. Solo aplicando el método seremos capaces de obtener los resultados deseados.

Es por esto que sostenemos que Lean no es solo aplicar herramientas conocidas (IDM, 5S, SMED, HOSHIN etc…), antes de esto, debemos construir los cimientos sobre los que el sistema se mantendrá, de lo contrario estaremos inevitablemente abocados al fracaso.

Sobre esta herramienta podríamos hablar mucho más, abro el debate con una pregunta y te invito a participar:

¿Creéis que debe incentivarse un sistema de IDM? ¿Cómo?