La Comunicación nos hace Humanos. Principios útiles para aplicar.

por Lean Magazine

comunicacin humana

Es curioso que la palabra, lo que nos hace humanos y nos conecta, en ocasiones pueda complicar todo entendimiento para llegar a un fin común. Las personas somos seres sociales o grupales, con prácticas y creencias compartidas. Las empresas son personas, y para que todo funcione correctamente se marcan pautas donde la comunicación y el poder de la palabra, juega un papel fundamental en nuestro día a día.

En Leansis, cuando se implanta un sistema de Mejora Continua en una organización, uno de los factores importantes y clave en el proceso radica en la Organización Humana de la Producción (OHP). Cuando se estructura la organización se establecen los equipos o (GAP) Grupos Autónomos de Personas, que junto con el soporte para su autonomía, la clarificación de jerarquías y la implicación en las funciones, se alinean para conseguir el éxito empresarial.

Una vez definida la Organización Humana de la Producción se procede a la gestión visual como soporte. Gestionar de manera adecuada facilitará la toma de decisiones acertadas, según los indicadores marcados, para pasar a la acción y conseguir los objetivos planteados.

En este punto del proceso es donde entra el conocimiento de los principios de la comunicación, ya que sin estos, no se facilitará de forma clara la toma de decisiones, que en definitiva es la chispa que enciende la bombilla. Estos principios son muy útiles a la hora de aplicarlos en nuestro día a día tanto dentro como fuera de la empresa. Al fin y al cabo, la buena comunicación, es lo que nos va a facilitar la conexión con otras personas en todos los ámbitos de nuestra vida.

Comunicar es transmitir la información adecuada, en la medida justa y explicada de manera que el receptor, entienda el contenido de la misma.

¿Cuántas veces vomitamos palabras sin tener en cuenta si el receptor nos está entendiendo? Que hablemos una misma lengua, no garantiza el entendimiento ni la comprensión de aquello que estamos comunicando. Cuando hablamos con una persona o grupo de personas, es nuestra responsabilidad calibrar cómo está el otro y cómo está recibiendo la información. Puede que lo que queramos comunicar esté claro en nuestra mente, pero a la hora de transmitirlo no logremos conectar con el otro para que se produzca ese entendimiento. Antes de empezar a comunicar es importante contactar visualmente y establecer un rapport, es decir, escuchar y comunicar con todo el cuerpo, empatizar con el otro, estar a gusto para crear confianza. Para ello, hay que empezar por no etiquetar ni juzgar, sino poner el foco en que la persona o personas que tenemos enfrente, son únicas y por lo tanto hay que respetarlas. Desde ahí podemos empezar a comunicar y hacer que el mensaje fluya, desde la honestidad.

Los errores en comunicación son responsabilidad del emisor, no del receptor.

¿Cuántas veces escuchamos la frase “no me has entendido en vez de, “me he explicado mal”?. Somos expertos en eludir responsabilidades, y eso merma nuestra capacidad de aprendizaje. Asumir responsabilidades es la mejor manera de abrir nuestra mente y dar cabida a mejorar. La clave en este punto es la proactividad y no la reactividad. Pasar del ¿Me entiendes? Al ¿Me explico? es el primer paso para darnos cuenta de cómo podemos ir puliendo nuestra comunicación para llegar a determinados objetivos, teniendo siempre en cuenta al receptor. Cambiar el chip en este sentido, nos hace ser más conscientes en la comunicación y por lo tanto a facilitar esa conexión para el entendimiento.

El discurso del emisor será ordenado y preciso con un guión claro y un objetivo previamente determinado, para guiar la conversación según el estado del receptor.

Saber perfectamente de qué vamos a hablar, cómo lo vamos a comunicar y cuáles son los objetivos que queremos conseguir, son puntos imprescindibles para utilizar la palabra de manera eficaz. Podemos estructurar enumerando, ofreciendo datos, explicando una situación para que sirva de GPS a quién escucha. Si la finalidad es persuadir, hay que tocar la fibra del receptor y emocionar. Si tenemos enfrente a personas que dudan, analizan y escuchan desde la razón, hay que argumentar y hacer un despliegue de datos lógicos. Y como siempre comprobar que seguimos conectados, recibir ese feedback desde la mirada del receptor nos ayuda a ir adaptando la comunicación.

¿Qué hacer si nos quedamos en blanco? Está bien, que no cunda el pánico, lo tenemos todo estructurado y no sabemos qué viene después. Algunas soluciones a utilizar son: hacer una recapitulación de lo dicho hasta el momento, poner un ejemplo o hacer alguna pregunta retórica a los receptores. Bajo ningún concepto hay que entrar en el diálogo interno negativo que prolongue el boqueo. Recordemos siempre que podemos ser nuestros mayores amigos o nuestros peores enemigos. Los silencios controlados y no anticipar nunca la palabra al pensamiento, son herramientas básicas a la hora de comunicar con eficacia.

La comunicación es siempre bidireccional, ya que para un buen entendimiento y comprensión del mensaje, tenemos que adaptarlo según las inquietudes del receptor y la situación que nos rodea.

¿Cuántas veces hablamos en modo piloto automático sin tener en cuenta el feedback? Comunicar con eficacia implica ponerse en los zapatos del otro y percibir que lo que estamos diciendo es importante tanto para nosotros como para quien escucha. Muchas veces parece que una conversación sea una lucha de poderes y egos para que una de las partes tenga razón o no, en vez de escuchar los argumentos planteados para llegar a un entendimiento mutuo. Practicar la escucha activa y abrir la mente, nos llevará a encontrar ideas innovadoras.

Y sobre todo, a la hora e comunicar estés donde estés y con quién estés… Be water my friend.

Ahora que ya conoces cómo se estructura la OHP y la importancia de una comunicación fluida en los GAP ¿Crees que tu empresa podría mejorar en este aspecto?