Los mandos intermedios, esos grandes olvidados

por Lean Magazine

¿Cuál es el mecanismo que engrana a la Dirección con los operarios?

Las estructuras piramidales parece que dan respuesta a esta pregunta, donde un Director General tiene bajo su responsabilidad a unos Jefes de Departamento o Directivos, y éstos, en su caso tienen bajo su responsabilidad a unos Jefes de Servicio o Encargados, los cuales son responsables del colectivo último de la empresa, los operarios.

Cuando analizamos en profundidad esta organización, vemos que los Jefes de Departamento/Directivos suelen ser un colectivo bastante formado, a veces con experiencia en otras empresas, con un bagaje importante y una buena base, obtenida con formación externa o interna proporcionada por la propia empresa.

Si nos desplazamos a la parte baja de la pirámide, encontramos al colectivo de técnicos y operarios, colectivo con unas misiones/tareas muy concretas, claramente definidas por sus procesos de trabajo o por sus procedimientos de actuación.

¿Quiénes son los responsables de transformar las ideas, políticas, estrategias de la Dirección al nivel más bajo de la organización?

Los supervisores no sólo deben saber sobre los temas de su incumbencia, deberán también saber hacer, y deberán además saber hacer que los demás (operarios a su mando) hagan.

Saber, saber hacer y saber hacer hacer.

A los supervisores les pedimos todo, que sean eficientes y reactivos, que tengan al personal controlado, que apliquen las políticas definidas por la empresa, que sepan actuar rápido y además que sepan solucionar todo aquello que la organización no ha sabido resolver, porque cuando las cosas llegan “abajo” ya no hay tiempo para nada más, toca resolverlo y punto. Es decir, les pedimos lo infinito y por desgracia les aportamos lo mínimo.

Los encargados son los que consiguen transformar las ideas y las directrices de la organización en resultados concretos y esto lo hacen en vivo y en directo.

¿ Cómo convertir a encargados apagafuegos en buenos supervisores? 

Es clave transformar a este colectivo de encargados en un colectivo al que llamaremos a partir de ahora supervisores, ya que lo que buscamos no es que solucionen todos los imprevistos que salen durante el día, sino que coordinen y supervisen lo que se ha planificado, es decir, que aseguren que lo planificado es lo que se está haciendo. Y entre lo planificado identificamos varias cosas:

la seguridad de las personas, la planificación de la producción, la polivalencia, las intervenciones previstas de mantenimiento, el cumplimiento de los procesos para asegurar la calidad, el coste y el plazo, el mantenimiento del orden y la limpieza.

Por tanto es un colectivo clave para asegurar que la estrategia de la Dirección llega hasta el último nivel de la empresa. No es un colectivo “chico para todo”, para resolver las ineficiencias del resto de la organización.

Es un colectivo que no suele tener ni una mesa ni un despacho donde esconderse, y que debe dar respuestas inmediatas a su equipo de operarios. La palabra “ahora” adquiere todo su significado en el día a día de los supervisores.

¿Hemos dotado a este colectivo de las herramientas necesarias para desempeñar bien su función?

De todo habrá, pero si considera que su empresa tiene más apagafuegos que supervisores, tendrá que poner en marcha un plan para transformar esta situación.

Antes de querer transformar al colectivo de encargados, quizás habrá que dar unos pasos previos y muy importantes.

1. En caso de que no tenga la calidad resuelta y esto provoque incidencias continuas en su área productiva, lo primero será resolverlo. Con esto conseguirá tener la situación controlada en su casa. El encargado pasará de resolver las incidencias de calidad a asegurar que se cumplen los estándares y se trabaja con el rigor necesario.

 

2. Ponga los mejores recursos de la empresa en realizar la planificación de la producción. Hay pocas cosas más importantes en el día a día de una planta productiva que el cumplimiento del plan de producción, por tanto, ponga a los mejores a realizar el plan. Con esto conseguirá “pacificar” las actividades productivas. Olvídese del salto de mata como herramienta de planificación de la producción e intente tener una plan de producción. Para cumplirlo, evidentemente. En ningún caso esto significa que deba perder la flexibilidad, al contrario, debe potenciarla, pero planificada y eficiente.

 

3. Evite incluir en las responsabilidades de los supervisores, la gestión de los materiales necesarios para producir. Deberá disponer de personas específicas que no estén ligadas a la producción, cuya responsabilidad principal sea la gestión de las materias primas. Un supervisor no debe estar persiguiendo materiales para poder producir con ellos. Cuando hay problemas de falta de materiales, los supervisores dejan de serlo y pasan a ser buscadores de los materiales necesarios, olvidando al colectivo al cual deben proteger, que son sus operarios.

Una vez tengamos estabilizada la calidad, controlada la planificación y separado el aprovisionamiento de materiales de la producción, podrá empezar a poner orden en la organización y transformar a sus encargados en supervisores. Para ello transformaremos su día a día en una rutina de puntos a “verificar” para asegurar que aquello que hemos previsto está en funcionamiento, y si no es el caso, que las medidas correctoras están tomadas en cada caso.

El rol del encargado pasa de ser un apagafuegos donde tiene que parar cada fuego que llega de los distintos departamentos de la empresa, y evolucionar hacia un rol de “supervisor” con un recorrido de puntos/temas a verificar en su día a día para asegurar el correcto cumplimiento de los estándares de seguridad, calidad, coste y plazos.

Además, por su particularidad de tener obligatoriamente que gestionar personas, deberán saber comunicar, motivar, liderar, escuchar, llevar reuniones y responder a sus equipos, entre otras con lo cual les es imprescindible conocer las habilidades necesarias para ello. Y además, deberán dar ejemplo, por que son la imagen de la empresa delante de muchas personas.

En este sentido, en LeanSis estamos convencidos de que éste colectivo es clave en su empresa y merece una atención especial.

Para ello, las formaciones que realizamos en LeanSis, Lean Manufacturing y específicamente Lean Personas van enfocadas también a transformar este colectivo en el mejor colectivo posible, sin el cual no conseguirá que su estrategia llegue hasta el último rincón de su empresa.