¡No a la procrastinación!

por Lean Magazine

spiral20clock

Hace unos meses publicamos un artículo sobre nuestro héroe “SuperLean Office” que luchaba contra el maligno que nos roba el tiempo y del mundo anglosajón nos llega el nombre del antihéroe…. «La procrastinación que es el ladrón del tiempo».

Cito literalmente: “La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición, es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables”.

En resumen, Procrastinación: es el “arte” de dejar todo para después. La “habilidad” de dejar las cosas para otro día, o no hacerlas nunca, pero no reduzcamos a los “procastenios” a personas perezosas si no a individuos con un trastorno del comportamiento que tiene su raíz en la asociación de la acción a realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad (estrés), ya sea por factores psicológicos, físicos o intelectuales.

La procrastinación, es realmente un problema de autorregulación y de organización del tiempo y por extensión de poca o nula productividad. Su solución consistiría, entre otras cosas, en lograr una adecuada organización/optimización del tiempo, concentrándose en realizar las tareas importantes que tienen un plazo de finalización más cercano. Quien pospone o procrastina una decisión, por no sentirse preparado -esperando que todo se resuelva por sí solo- suele aducir que lo hará después «… en cuanto tenga tiempo».

Términos fundamentales a tener en cuenta hasta este párrafo: “productividad”, “organización”, “optimización”, “tiempo”. Una empresa/departamento/área no llegará a los objetivos si utiliza mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Hay que ser ágil en definir los procesos y realizar inmediatamente las propuestas de mejora (Punto 3 del Espíritu Kaizen).

¿Qué nos dice un experto en Productividad? “La productividad personal es la competencia clave para poder superar la crisis y la clave para ser más productivos radica en gestionar y decidir qué tareas vamos a realizar, ejecutándolas con atención plena”. En muchos casos la procrastinación es debida a saturación de tareas, metas poco realistas, impaciencia, mala gestión en general y en muchos casos, también, falta de cohexión entre las personas de una organización. Implicación, procesos, rutinas y cambio. Con estos 4 conceptos seguro que podríamos cambiar esa actitud anti Lean que es la procrastinación.

El Sistema Lean nos enseña a implicar a las personas que integran la organización, a establecer procesos que se transforman en parte del día a día, rutinas necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos y cuyos indicadores nos llevan al objetivo y sin duda, al cambio que es fundamental que se mantenga en el tiempo; la sostenibilidad del Sistema es posible. Sabemos el problema y sabemos la solución. Gestionar bien el tiempo no es tanto una cuestión de utilizar bien el reloj, sino de utilizar bien la brújula.

Y tu brújula… ¿hacia dónde apunta?