¿Nos detenemos a mejorar procesos?

por Lean Magazine

Hoy en día, ya no sirve redactar procesos para que constituyan un manual de procedimiento que se consulta poco o muy poco y que además no solemos actualizar con la necesidad que tiene. De ahí esa sensación de “tan cerca tan lejos” entre los procedimientos de trabajo y nuestro día a día. ¿Te detienes a mejorar procesos? Te lo preguntaré con una metáfora.

¿Has pensado en detenerte a afilar el hacha para cortar mejor la madera?

Cuando vemos la necesidad de mejorar un proceso, bien sea porque está anticuado, o porque antes no existía, tenemos que hacer el esfuerzo primero de analizarlo.

¿Cómo podemos hacer más vivos los procedimientos y cuáles son las herramienta para analizarlos?

Desde Leansis apostamos por una herramienta de mejora, el VSM (value stream mapping, estilo Leansis) que nos ayuda a mapear el flujo de un proceso al máximo detalle.

Los pasos que seguimos son:

1- La persona o personas que trabajan el proceso, mapean cómo lo están haciendo actualmente para definir el (mapa actual).

2- Observan que cosas no se adaptan a cómo les gustaría que fuese el proceso nuevo, en otras palabras, buscan los desperdicios en el proceso.

3- Diseñan el nuevo proceso sin los desperdicios anteriores.

Una vez analizado el proceso y diseñado el mapa futuro, es el momento de llevarlo a la práctica, de implementarlo. Si esta fase no concluye con éxito volveremos a rediseñar el mapa futuro hasta que finalmente, la implantación del nuevo proceso sea un éxito. Una vez se haya implementado el proceso, es el momento de crear una “best practise” del mismo a través de un estándar, de un procedimiento. Este procedimiento tiene que tener siempre una fecha de revisión y un responsable (suele ser el mismo que lo vive día a día y quién lo ha trabajado con la herramienta de mejora VSM).
Si trabajamos de esta forma los procedimientos escritos, tal vez sean más costosos en tiempo, pero también serán siempre vivos, útiles y robustos.

Recuerda siempre en tu día a día:

Cuando veas un árbol con un tronco fuerte, robusto y con ramas extendidas para tocar el cielo, piensa en sus raíces y mira bien sus hojas.